Nummer 16, Maart 2009
Met in deze editie onder andere:

Geachte relatie, beste lezer,

Welkom bij de DataCare Nieuwsbrief van maart 2009! De nieuwsbrief van DataCare is een belangrijk communicatiemiddel. Met name voor de berichtgeving van PGNPO raden we klanten aan om de betreffende artikelen zorgvuldig door te lezen.

We wensen u veel leesplezier!

Met vriendelijke groet,
Het LVS2000 ontwikkelteam

Terugblik op NOT 2009
Door: Marco König


De eerste deelname van DataCare aan de NOT was succesvol! Veel bekende, maar ook nieuwe scholen, vonden hun gang naar onze stand en alle bezoeken waren keer op keer aanleiding voor boeiende gesprekken. Er was met name veel belangstelling voor de nieuwe module Toetsbeheer en de mogelijkheden voor het "thuis werken".

DataCare zorgde iedere dag voor 'speciale gasten' in haar stand. Gebruikers met veel ervaring op het gebied van LVS2000 bleken hun ervaringen te kunnen delen met andere scholen die volop met de implementatie van LVS2000 bezig zijn. Op deze manier probeerde DataCare op een transparante manier adviezen te geven aan (toekomstige) gebruikers.

Tijdens de NOT kreeg u ook de gelegenheid om met technici van DataCare te spreken. Velen van u hebben daarvan gebruik gemaakt.

Tot slot was de NOT ook een gelegenheid om de samenwerking met het CED en DataCare verder uit te dragen. Op de beursvloer bleek de aanwezigheid van het CED iedere keer tot interessante resultaten te leiden. Immers, op veel scholen staat de implementatie van leerlijnen nog in de kinderschoenen en kampen veel scholen met vraagstukken hieromtrent. Zoals u weet voorziet het CED de scholen van veel antwoorden. Wist u overigens dat de leerlijnen voor het clusteronderwijs en het SBO van het CED sinds kort vrij beschikbaar zijn?

De NOT was voor DataCare en voor veel bezoekers aan onze stand een succes. In 2011 hopen we weer van de partij te zijn!

Support LVS2000
Door: Jan Geert Hek


Door een aanhoudende groei van het aantal klanten, maar ook ter voorbereiding op ons nieuwe programma NOVA is DataCare gestart om een aantal bedrijfsprocessen te verbeteren. Vanaf 1 maart start de helpdesk in een nieuwe stijl.



Tot nu toe levert het bellen naar DataCare veelal op dat u vaak direct wordt geholpen door een medewerker, die samen met u onderzoekt wat de problemen zijn en hoe deze het best opgelost kunnen worden. We merken echter dat er een aantal verbeteringen nodig zijn die ons in staat stellen om nog betere support te leveren in minder tijd, waardoor we extra tijd kunnen stoppen in de ontwikkelingen rondom Nova.

De verbeterpunten die we zien zijn:

• het kost de medewerker vaak relatief veel tijd om zich 'in te leven in uw situatie'.
  
• onze medewerkers hebben niet altijd een antwoord op uw vraag. Vaak is er tijdens een gesprek ruggespraak nodig.
  
• om uw vraag in de juiste context te plaatsen, is het belangrijk voor ons om een goed opgebouwd historisch dossier bij te houden waarin we eenvoudig kunnen terugvinden wat uw situatie is.
  
• omdat iedere vraag op dit moment 'uniek' is moeten onze medewerkers vaak dingen opnieuw bedenken die door andere medewerkers al zijn bedacht.

PGNPO
Door: Dennis van Elk


De afgelopen weken zijn onze LVS2000 gebruikers behoorlijk druk geweest met het uitvoeren van de PGN-Scan2.



De eerste aanleveringen naar PGNPO verlopen niet geheel zonder slag of stoot; dit is juist de reden dat er nu al wordt begonnen met deze eerste aanlevering. Vanaf de komende zomervakantie zal de volledige gegevensuitwisseling gaan plaatsvinden.

Binnen de PGN-Scan2 applicatie van DataCare zijn meer dan 95% van alle controleregels zoals ze door PGNPO zijn voorgeschreven reeds ingebouwd. Deze controleregels voorkomen dat u van PGNPO steeds opnieuw een foutrapport terugkrijgt.

In de afgelopen weken is DataCare druk doende geweest om nog enkele aanpassingen in de PGN-Scan2 applicatie te verwerken. Wij streven er naar dat u nu van PGNPO geen foutrapport terugkrijgt, of een foutrapport waar resultaten in staan waar we niet op kunnen controleren (5%).

Wat kunt u nu het beste doen indien u zo'n PGNPO rapport met foutcodes ontvangt?

Controleer de aanleverdatum op de eerste pagina van het rapport.

Aanleverdatum ouder dan 26-02-2009:
Voer de scan opnieuw uit (waarschijnlijk krijgt u bij het opstarten een nieuwe update die u kunt installeren, kies hier voor OK!). Na de controle dient u de gegevens opnieuw naar PGNPO te verzenden. U moet dan wachten op een nieuw rapport.

Aanleverdatum 26-02-2009 of nieuwer:
Bekijk of er foutmeldingen tussen staan welke u zelf kunt oplossen. Sommige informatie kan PGNPO vergelijken met bijvoorbeeld de Gemeentelijk Basis Administratie. Meldingen hieromtrent kunt u dan zelf verhelpen. Blijven er nog steeds meldingen over? Stuur dan uw rapport van PGNPO op naar helpdesk@datacare.nl. Onze helpdeskmedewerkers zullen uw rapport beoordelen en u verder helpen.

Ook andere vragen over de PGN-Scan2 kunt u mailen naar helpdesk@datacare.nl.

School aan het woord: Onderwijscentrum Het Roessingh te Enschede
Door: Arjen Lievers


Onze school
Het Onderwijscentrum Het Roessingh in Enschede is een school voor leerlingen met een lichamelijke beperking of meervoudige handicap die aangepast onderwijs en (para)medische behandeling nodig hebben. De school kent de volgende afdelingen: Mytyl, Tyltyl en VSO. Daardoor heeft onze school een breed aanbod aan leerlingen van laag ZML-niveau tot HAVO in de leeftijd van 4 tot 20 jaar.




Onze keuze
Met dit gegeven in ons achterhoofd gingen wij in 2005 op zoek naar een leerlingvolgsysteem waarin we ten eerste alle leerlingen konden volgen op hun eigen niveau en ten tweede, een systeem waarin de leerling-administratie en het LVS in één systeem zijn ondergebracht. Dit bracht ons uiteindelijk bij LVS2000 van DataCare. Het bleek aan al onze wensen te voldoen. We konden in het leerlingvolgsysteem voor alle afdelingen de leerlijnen zo specifiek maken als we zelf wilden. Dit betekende voor de laag-niveau groepen hele kleine stapjes maken in de leerlijnen en voor het VSO konden we de vakkenpakketten invoeren en de cijfers bijhouden.

Onze aanpak
In het schooljaar 2005/2006 zijn we gestart met het invullen van de administratieve gegevens en op de verschillende afdeling zijn we begonnen met de leerlijnen die al in LVS2000 zaten afdelingsspecifiek te maken.
In 2006/2007 hebben alle leerkrachten voor 2 leerlingen het IPV/Leerlingvolgsysteem ingevuld. Daarnaast vulden ze in het Handelingsplan bij het tabblad Domeinopmerkingen de beschrijvende onderdelen in voor ieder vakgebied. Dit werd geëxporteerd d.m.v. eigen gemaakte sjablonen. De afdeling VSO startte met het aanmaken van de vakkenpakketten en het invullen van de cijfers. Ook hier werd het rapport via LVS2000 geëxporteerd.
Na een eerste studiedag door DataCare hebben we de leerkrachten verder zelf begeleid. Er waren inloopmiddagen gepland waarop men ondersteuning kreeg bij het invoeren van de leerlingen en regelmatig werden er per afdeling workshops gegeven waarin onderdelen van LVS2000 worden uitgelegd en waar men direct praktisch aan de slag kon.
In 2007/2008 hebben we de leerlijnen verder verbeterd en aangepast aan de afdelingen en is het VSO begonnen met het invullen van leerlijnen voor een aantal vakgebieden. Alle leerkrachten vulden dit schooljaar voor alle leerlingen het IPV/Leerlingvolgsysteem plus Handelingsplan in. Het wachten was dat schooljaar op de Module Formulieren. We wilden ook onze verschillende disciplines in het systeem onderbrengen.
Nu zitten we in 2008/2009. Het systeem blijft zich verder ontwikkelen. We hebben formulieren ontwikkeld voor de verschillende disciplines, zoals de logopedie, de verpleegkundige en de orthopedagoog. Deze stromen door naar het individuele Handelingsplan. Verder hebben we een start gemaakt met het Groepsplan, het aanmaken van Profielen binnen de verschillende afdelingen en gaan we in toetsbeheer de toetskalender inrichten.

De ervaringen van de leerkrachten
De weerstand tegen het invoeren van leerlingen in het IPV was in eerste instantie erg groot. Men wilde schrijven en al dat 'digitale gedoe' was maar niets. Het feit dat men het eerste jaar 2 leerlingen moest invoeren stuitte op grote weerstand. Maar deze keuze bleek een juiste, want juist het invoeren van je eerste leerling kost erg veel tijd. Je moet nog thuisraken in al die vakgebieden/ item/subitems. Pas bij het invullen van je tweede leerling ervaar je het voordeel van het systeem. Een aantal leerkrachten was na in invullen van 2 leerlingen zo enthousiast, dat men meteen alle leerlingen in LVS gingen invoeren.
Het invullen van een individueel Handelingsplan wordt door veel leerkrachten nog steeds als een hele klus ervaren, die erg veel tijd kost. Met name de beschrijvende gedeelten per vakgebied bij het tabblad Domeinopmerkingen kosten erg veel tijd. Het Groepsplan biedt mogelijkheden om dit veel effectiever en sneller te doen. Op dit moment hebben we de leerkrachten net een eerste indruk gegeven van het werken met een Groepsplan en de grote voordelen t.a.v. een snellere invulling van het individueel Handelingsplan. De reacties waren zeer positief.

Voorwaarden voor een goede invoering
De afdeling leerlingenzorg, bestaande uit IB-ers, orthopedagogen en logopedistes, bepaalt de weg die we volgen en de ontwikkelingen die we maken. Maar bij de start van dit hele project hebben we ons heel goed gerealiseerd, dat er iemand moet zijn die verantwoordelijk is voor het aansturen van het geheel. Deze persoon volgt de ontwikkelingen binnen LVS2000, draagt nieuwe mogelijkheden aan, geeft workshops aan de collegae, is applicatiebeheerder voor het systeem en heeft voldoende faciliteiten hiervoor (=tijd). Dit lijkt ons een voorwaarde voor het succesvol laten slagen van het hele project. Bij ons is de ICT-coördinator belast met deze functie. De ICT-coördinator maakt daardoor ook deel uit van de afdeling leerlingenzorg.
Trudy Tanke, ICT-coördinator

Onbekend maakt onbemind
Door: Arjen Lievers


Een nieuw vast terugkerend onderdeel binnen onze nieuwsbrief wordt het artikel 'onbekend maakt onbemind'. Binnen dit artikel wordt voortaan een formulier of functie binnen LVS2000 (en later natuurlijk NOVA) behandeld die volgens DataCare onvoldoende op waarde wordt geschat of door veel scholen zelfs niet wordt gebruikt. In deze nieuwsbrief is het formulier 'Totalen_Algemeen_ Journaal' aan de beurt.



Sinds de laatste versie kunt u een overzicht bekijken van alle journaals/incidenten van de afgelopen periode, eventueel weergegeven per mentor. Voor veel scholen een regelmatig geuitte wens, en door de Tarcisiusschool te Nijmegen (cluster IV) als eis gesteld voor de aanschaf van LVS2000.

Module formulieren stelt u in staat om dit formulier op te nemen in het startscherm van de leerkrachten, zodat zij na een klik een overzicht krijgen van de recente gebeurtenissen van alle (mentor)leerlingen. De journaals zijn tevens meegenomen als gegevensrubriek binnen module formulieren en als variabele opgenomen binnen speciaal exporteren zodat u direct en op iedere gewenste manier uw incidenten kunt tonen en presenteren.

Kijk er eens naar; het is zeker de moeite waard!

Wordt de inhoud van deze nieuwsbrief niet goed weergegeven?
De DataCare nieuwsbrief is opgemaakt in HTML. Indien u problemen ondervindt bij het bekijken
van deze nieuwsbrief, kunt u de internetversie bekijken via deze link. Op deze locatie treft u te
allen tijde de meest recente editie van onze nieuwsbrief aan!

Waarom ontvangt u deze nieuwsbrief?
U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u zich als abonnee via www.datacare.nl hebt opgegeven,
of omdat u (recentelijk) interesse hebt getoond in onze producten en diensten. Wenst u onze nieuwsbrief echter niet meer te ontvangen, stuurt u dan een lege e-mail met als onderwerp 'af-
melden' naar het e-mail adres nieuwsbrief@datacare.nl. U zult vervolgens automatisch worden uitgeschreven en geen e-mail meer van ons ontvangen.

Wij respecteren uw privacy!
Indien u wilt weten op welke wijze DataCare gegevens van haar abonnees verwerkt, kunt u het
privacy statement via deze link raadplegen.