Nummer 17, Mei 2009
Met in deze editie onder andere:

Geachte relatie, beste lezer,

Welkom bij de nieuwsbrief van de maand mei 2009 van Data Care. Voor veel scholen breekt een drukke periode aan waarbij de handelingsplannen worden geëvalueerd. Data Care is druk bezig in de begeleiding van scholen op het gebied van PGNPO, waarbij steeds meer scholen 'door de scan' zijn. Op het gebied van LVS2000 en NOVA zijn ook veel ontwikkelingen.

We wensen u veel leesplezier!

Met vriendelijke groet,
Het LVS2000 ontwikkelteam

Enquête gebruik LVS2000
Door: Ernst van Nieuwburg


DataCare is volop in ontwikkeling. Naast de vormgeving van ons nieuwe programma, met als werktitel NOVA, en de doorontwikkeling van LVS2000 richten we ons in toenemende mate op begeleiding op maat van onze klanten. Voor een groot aantal van u is dat reeds de realiteit: we begeleiden en ondersteunen u in goed onderling overleg. Dit is echter nog niet voor alle klanten het geval. We zijn soms te weinig op de hoogte van de wijze waarop u met LVS2000 werkt binnen uw school.



Om hierin op een adequate manier te voorzien willen we allereerst van u weten in welke mate u LVS2000 inzet binnen uw school, in welke 'ontwikkelingsfase' uw school zich bevindt en wat de mate van tevredenheid t.o.v. LVS2000 is. Hiervoor hebben we een vragenlijst opgesteld; een dezer dagen ontvangt de contactpersoon van uw school hierover een e-mail, waarin precies vermeld staat hoe u de vragenlijst kunt invullen. Het invullen kost u gemiddeld ongeveer 20 minuten. Met nadruk vragen we u om in geval van administratieve vragen uw administratie te raadplegen, in geval van technische vragen uw systeembeheerder en in geval van onderwijsinhoudelijke vragen uw intern begeleider of zorgcoördinator.
Bij voorbaat danken we u voor uw medewerking. Wij zijn ervan overtuigd dat we u met behulp van de door u aangeleverde gegevens nog beter op maat kunnen ondersteunen bij een optimaal gebruik van LVS2000. Tevens stelt het ons in staat om van zowel LVS2000 als NOVA een nog beter product te maken.

Centrale scholingen succes
Door: Marco König


Data Care introduceerde ruim een jaar geleden centrale scholingen. Een mogelijkheid voor u om één dag, intensief en tegen een aantrekkelijk tarief, begeleid te worden op enkele onderdelen van LVS2000.

We kijken met plezier terug op de georganiseerde scholingen. Van bezoekers kregen we veelal de feedback dat het zinvol is om een dag lang intensief "in te tunen" op enkele onderdelen van LVS2000. Door het praktische karakter van de bijeenkomsten werden deelnemers ook sneller vaardig met LVS2000. Met enige regelmaat mochten we "aha!"-belevingen (en variaties daarop) waarnemen.

Een standaard onderdeel van de centrale scholingen is de kennismakingsronde. De aanwezigen stellen zich dan kort aan de rest voor en benoemen "hoe ver" zij zijn met het implementeren van LVS2000. Keer op keer blijkt dat ook dit programma-onderdeel heel zinvol is; want bij elkaar in de keuken kijken levert vaak nuttige informatie op.

We onderzoeken momenteel de mogelijkheden om een nieuwe serie centrale scholingen te organiseren. Deze willen we dan inplannen vanaf het komende schooljaar. Wellicht heeft u ideeën voor deze scholingen. Voelt u zich dan bij deze uitgenodigd om hierover met ons contact op te nemen. We zien u graag terug na de vakantie ergens in het land.

Thuiswerken met LVS2000
Door: Jan Geert Hek


Op de NOT hebben we onze thuiswerkoplossing gepresenteerd. Graag willen we dit voor de mensen die de NOT niet hebben bezocht ook via deze Nieuwsbrief onder de aandacht brengen.



Hoewel de technologie die dit mogelijk maakt reeds geruime tijd beschikbaar is, hebben veel scholen moeite om van de mogelijkheid om thuis te kunnen werken gebruik te maken. Vaak horen we dat er onvoldoende expertise in huis is en dat men geen idee heeft waar men moet beginnen. Ook is onvoldoende duidelijk wat deze vorm van webbased werken kost.
Samen met ons partnerbedrijf hebben we een aantrekkelijk product samengesteld om LVS2000 thuis beschikbaar te maken: er zijn vaste kosten, er is geen eigen beheer en eventuele problemen worden binnen maximaal 2 dagen opgelost.
Het product bestaat uit een complete server die wij op afstand voor u beheren. Deze server leveren we met een support contract. Als deze server kapot gaat dan heeft u de volgende werkdag een technicus op bezoek die de server komt maken (of deze desnoods vervangt). Het plaatsen van de server zal ook gebeuren door een medewerker die het product werkend oplevert.
Hieronder staat een link naar de brochure. U kunt er alle details in terugvinden.

Brochure Thuiswerken met LVS2000

Support voor LVS2000
Door: Roy Nijenhuis


Wellicht heeft u reeds kennis gemaakt met onze vernieuwde helpdesk. De eerste reacties hierop zijn positief!



Omdat uw helpdeskvragen in een centraal systeem worden verwerkt is een zorgvuldige en tijdige opvolging van uw vragen gegarandeerd - bovendien kan er veel efficiënter worden omgegaan met de beschikbare tijd. Werkzaamheden worden (beter) planbaar, waardoor we concreet méér voor u kunnen betekenen in minder tijd.

Bovendien kunnen we de kwaliteit van onze opvolging verbeteren doordat u ons reeds vooraf van belangrijke informatie met betrekking tot uw helpdeskvraag voorziet. Vandaar dat het zo belangrijk is om uw helpdeskvraag uitvoerig toe te lichten. Tevens is het zo dat vragen ingediend via het helpdeskformulier of per e-mail een kortere doorlooptijd hebben dan vragen ingediend via de telefonische helpdesk; deze vragen zijn doorgaans ook beter gedocumenteerd. Stel uw vragen bij voorkeur dan ook via het helpdeskformulier op http://helpdesk.datacare.nl of door een e-mail te sturen naar helpdesk@datacare.nl. Hoe gedetailleerder uw melding, des te sneller onze helpdesk deze van een correct antwoord kan voorzien. Regelmatig bemerken we zelfs enige verbazing met betrekking tot de snelheid waarmee helpdeskvragen worden verwerkt!

Om te meten in hoeverre de helpdesk aansluit bij uw verwachtingen én om de kwaliteit van onze dienstverlening doorlopend te verbeteren ontvangt u, nadat uw helpdeskvraag van antwoord is voorzien, een korte enquete via e-mail. We verzoeken u vriendelijk om deze korte vragenlijst in te vullen zodat we constant het helpdeskproces kunnen blijven optimaliseren - uw medewerking wordt bijzonder op prijs gesteld.

Scholen aan het woord: Stichting De Korre, Zeeland
Door: Arjen Lievers


Paul van Croonenburg is werkzaam als bovenschools systeembeheerder en heeft als hoofdtaak het onderhoud en beheer van LVS2000. Daarnaast verzorgt hij scholing voor personeel en dient hij als vraagbaak voor personeel.



Stichting de Korre omvat 5 scholen voor cluster 3 (SO/VSO), waarvan 1 mytl/tyltyl school. Daarnaast hebben we een centraal kantoor met daarbij een dienst ambulante begeleiding. Alle locaties zijn gevestigd in Zeeland. Er is sprake van zeer uiteenlopende niveaus.

Stichting de Korre is in 2004 begonnen met de implementatie van LVS2000.
Er is destijds voor LVS2000 gekozen, vanwege de combinatie van een leerlingvolgsysteem met een administratiepakket.

Tijdens de implementatie hadden we een projectgroep LVS2000. Deze groep bestond uit 1 projectleider, ikzelf voor de technische implementatie en van elke school 2 afgevaardigden voor de inhoudelijke invulling.
Het kostte in het begin veel moeite om met alle scholen op één lijn te komen m.b.t. leerlijnen, handelingsplannen, methoden, etc.

Helaas liepen we tijdens de implementatie en het eerste gebruik tegen diverse tekortkomingen en onmogelijkheden aan ten opzichte van onze toenmalige manier van werken. Dat stuitte op veel weerstand vanuit het personeel. Het voordeel was wel, dat het pakket constant in ontwikkeling was (en is), waarbij onze feedback over het algemeen goed meegenomen werd in nieuwe updates.
Stukje bij beetje werd het pakket beter en beter.
Toch bleef het in het begin heel moeilijk om de leerkrachten enthousiast te krijgen (en te houden) m.b.t. het gebruik van LVS2000.

Hierbij is het echt van cruciaal belang dat er op elke school een soort van 'lvs-freak' aanwezig is. Zo iemand kan de rest motiveren en helpen m.b.t. het gebruik van LVS2000. Je merkt dat mensen die echt geïnteresseerd zijn ook dingen gaan uitzoeken en uitproberen. Dit heeft ertoe geleid dat we op elke school nu ook een testdatabase hebben.

Je merkt dat op de scholen, waar een dergelijk persoon ontbreekt, niet alle mogelijkheden van het pakket worden benut en dat is zonde. Hoewel we m.b.v. de beveiliging al vele niet-gebruikte-menu-opties uitgefilterd hebben, blijven mensen nog steeds door de vele opties het LVS niet meer zien.

De ervaring leert dan ook om bij scholing/workshops slechts 1 of 2 onderdelen te behandelen, ermee te oefenen en het daarbij te laten. Zo heb ik de module 'groepsplan' bewust nog even op de achtergrond gelaten. Mede omdat dit voor veel leerkrachten erg complex is.
Onlangs heeft Marco König voor een groep geïnteresseerden de basisbegrippen van deze module uitgelegd, zodat we langzamerhand deze module kunnen implementeren.
Ook de module 'toetsbeheer' schept veel nieuwe mogelijkheden en wordt nu ook op enkele scholen al gebruikt.

Inmiddels werken alle scholen redelijk goed met LVS2000. Zo worden alle IPV scores netjes bijgehouden (zelfs met groepsinvoer) en komt dit ook terug in de handelingsplannen.
Qua handelingsplannen heeft elke school inmiddels wel zijn eigen versie omdat er per school toch teveel verschil in wensen ligt om tot een gezamenlijk plan te komen.
Verder wordt de volledige leerlingadministratie met LVS gedaan, waarbij onlangs ook de ouderbijdragen in LVS worden ingevoerd ("goh, kan dat ook?").
De PGNscan was wel een behoorlijke klus, maar ook dat lijkt nu grotendeels opgelost.

LVS2000 is in de loop der jaren flink verbeterd. Zo heeft Datacare met o.a. de invoer van de module formulieren flink wat punten gescoord. Nu konden alle papieren formulieren gedigitaliseerd worden in LVS2000 en kon men de uitvoer krijgen die gewenst was. Mensen werden enthousiast en gingen steeds meer met LVS doen.

Qua technische mogelijkheden ben ik zelf ook iemand die veel uitprobeert. Zo hebben we de updates van LVS2000 al behoorlijk geautomatiseerd m.b.v. kixtart scripts. Een update is nu in pakweg 10 minuten gerealiseerd.
Daarnaast zijn we volop bezig met sjablonen en formulieren in de meest bijzondere combinaties.

De afgelopen jaren heb ik ook als contactpersoon gefungeerd tussen personeel van de Korre en Data Care, waarbij ik altijd een zeer prettig en persoonlijk contact heb gehad met de medewerkers van Data Care. Ook bij Data Care zelf is flink aan de weg getimmerd. Zo kwam er extra personeel, een forum en kwamen er updates op frequente basis. Positieve ontwikkelingen!
Een leuk voorbeeld van de groei en verbetering van Data Care is bijvoorbeeld de stand op de NOT beurs. Deze is inmiddels 3x zo groot als het allereerste standje op (ik meen) de ICT en Onderwijs beurs, waar LVS op een laptopje draaide.

Uiteraard hebben we nog vele wensen en verbeteringen voor nieuwere versies, zoals de performance, het exporteren van leerlingen van de ene naar de andere database, het uitwisselen van formulieren (bv. downloaden vanaf de site of het forum), het archiveren van personeel, het aan/uit kunnen vinken van menuopties, etc.
Maar ja, je moet altijd wat te wensen overhouden.
Voorlopig kunnen we in ieder geval goed uit de voeten met LVS2000 en kijken we met veel belangstelling uit naar de toekomst!

Onderzoek SLO
Door: Ernst van Nieuwburg


In een vorige Nieuwsbrief spraken we over een vergelijkend onderzoek naar leerlingvolgsystemen binnen cluster 3, dat het SLO in opdracht van LVC3 heeft uitgevoerd.



Hieronder staat een link naar de definitieve versie van dit onderzoeksverslag, getiteld "Plannen en volgen van het leren op Cluster 3-scholen".

Onderzoek SLO

Vernieuwde leerlijn 'Leren leren'
Door: Ernst van Nieuwburg


De CED-Groep heeft voor het gebied 'Leren leren' een vernieuwde lijn uitgegeven. Deze lijn hebben wij omgezet naar packageformaat, zodat deze inhoud eenvoudig toegevoegd wordt aan LVS2000. U kunt deze package bemachtigen door een e-mail te sturen naar helpdesk@datacare.nl.

Voor scholen, die starten met de leerlijn 'Cluster 3 ZML' is deze vernieuwing al doorgevoerd in de package, die u van DataCare ontvangt. Voor scholen, die al met deze leerlijn werken, hebben we een aparte package 'Leren leren' gemaakt. Deze lijn kunt u, na installatie, via de knop 'Kopiëren' in Definieer Formulier makkelijk naar uw actieve leerlijn kopiëren. De oude lijn 'Leren leren' kunt u dan óf verwijderen óf onzichtbaar maken met behulp van de tonen-vink. U dient de nieuwe doelen nog wel toe te voegen aan de binnen uw school gebruikte profielen en de domeinen.

PGN-Scan2 applicatie van Data Care een succes!
Door: Dennis van Elk


De aanlevering van leerlinggegevens aan PGNPO met de PGN-Scan2 applicatie van Data Care is een verademing voor zowel de LVS2000 gebruiker, als de helpdesk van PGNPO en Data Care.



In tegenstelling tot andere softwareleveranciers van leerlingadministratiesystemen, heeft Data Care ervoor gekozen om al vóór de verzending alle mogelijke controles uit te voeren op de leerlinggegevens. Zeker gezien de hoge roulatie van leerlingen in het speciaal onderwijs is het belangrijk snel te kunnen inspelen op wijzigingen van de leerlinggegevens.

Voordeel van de PGN-Scan2 applicatie van Data Care is dat u direct kunt zien of een leerling correct is vastgelegd in de leerlingadministratie. Alleen als de leerlingen correct zijn vastgelegd, kan worden overgegaan tot een verzending van de leerlinggegevens. Hiermee wordt al direct een hoge kwaliteit gewaarborgd van de eerste aanlevering aan PGNPO.

Nadat de aanlevering is gedaan aan PGNPO ontvangt u van PGNPO een rapportage waarin nog een aantal meldingen staan die nog door de school kunnen worden verholpen. PGNPO kan bijvoorbeeld een controle uitvoeren op de correctheid van bijvoorbeeld de postcodes, BRIN-nummers en sofi-nummers.

Ook voor de toekomstige uitwisseling van gegevens tussen de school en de IB Groep is deze controle nu al van belang. De controleregels die worden toegepast, worden straks bij iedere wijziging van in- en uitschijfgegevens opnieuw gebruikt, zodat de IB Groep zonder al te veel moeite op de hoogte gebracht wordt van de actuele leerlingstatus.

Groene facturatie
Door: Nienke Harbers


Data Care is een CO2 neutraal bedrijf. Dat betekent dat we bij onze bedrijfsvoering rekening houden met het milieu. Om aan het predikaat 'CO2 neutraal' te kunnen voldoen hebben we enkele aanpassingen gedaan in onze huisvesting, ons gedrag op de werkvloer en daarbuiten.

Een van de dingen die u hiervan merkt is dat we onze uitgaande post waar mogelijk digitaal, dus per e-mail, verzenden. Dit willen we nu ook voor onze facturen gaan doen. Per 1 september 2009 willen we al onze facturen digitaal afwerken. Om u aan deze verandering te laten wennen hebben we een overgangsfase gepland: vanaf 1 juli aanstaande willen we de facturatie zowel per post als per e-mail versturen. Het kan zijn dat we u in de komende periode benaderen om het juiste e-mailadres en mogelijk nog enkele aanvullende gegevens boven water te krijgen.

We hopen op uw medewerking.

Wordt de inhoud van deze nieuwsbrief niet goed weergegeven?
De DataCare nieuwsbrief is opgemaakt in HTML. Indien u problemen ondervindt bij het bekijken
van deze nieuwsbrief, kunt u de internetversie bekijken via deze link. Op deze locatie treft u te
allen tijde de meest recente editie van onze nieuwsbrief aan!

Waarom ontvangt u deze nieuwsbrief?
U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u zich als abonnee via www.datacare.nl hebt opgegeven,
of omdat u (recentelijk) interesse hebt getoond in onze producten en diensten. Wenst u onze nieuwsbrief echter niet meer te ontvangen, stuurt u dan een lege e-mail met als onderwerp 'af-
melden' naar het e-mail adres nieuwsbrief@datacare.nl. U zult vervolgens automatisch worden uitgeschreven en geen e-mail meer van ons ontvangen.

Wij respecteren uw privacy!
Indien u wilt weten op welke wijze DataCare gegevens van haar abonnees verwerkt, kunt u het
privacy statement via deze link raadplegen.