Nummer 13, Januari 2009
Met in deze editie onder andere:

Geachte relatie, beste lezer,

Welkom bij deze speciale PGNPO-editie van onze nieuwsbrief! 26 januari is het zo ver: de update van LVS2000 voor de PGN Scan wordt dan beschikbaar gesteld op www.lvs2000.nl. Iedere 'DataCare-school' gaat deze scan uitvoeren. U kunt zich alvast voorbereiden! In deze nieuwsbrief leest u op welke manier.

We wensen u veel leesplezier!

Met vriendelijke groet,
Het LVS2000 ontwikkelteam

Het updaten van LVS2000 en het installeren van de PGN Scan applicatie
Door: Arjen Lievers


De updateprocedure voor het kunnen uitvoeren van de PGN Scan is tweeledig: zoals we in een vorige nieuwsbrief reeds hebben aangegeven draait de uitwisseling van het persoonsgebonden nummer via een apart programma naast LVS2000. De updateprocedures verschillen van elkaar:



voor LVS2000 geldt dat u een reguliere update moet (laten) uitvoeren. Deze procedure loopt via de vertrouwde methode. Op 26 januari kunt u de update laten uitvoeren. Wacht u hiermee alstublieft niet te lang aangezien dit ten koste zal gaan van het op orde brengen van uw gegevens! Daarover in het volgende artikel meer.

De PGN Scan applicatie installeert u via internet. Op 26 januari ontvangt u van ons ook een link waarmee u de installatie kunt aanvangen. De PGN Scan applicatie installeert u, evenals het certificaat dat u van IBG Groep ontvangt, op de machine(s) waarmee u de scan gaat uitvoeren. De controles kunt u uitvoeren vanaf meerdere machines; het verzenden kan alleen vanaf de PC waarop u het certificaat van de IB Groep en de PGN Scan applicatie hebt geïnstalleerd.

De PGN Scan applicatie is een zogenaamde 'Smart Client' applicatie. Dat betekent dat een gebruiker deze zelf installeert en dat de applicatie alleen beschikbaar is voor deze gebruiker. Er zijn een aantal voorwaarden voor een succesvolle installatie:

• De PGN Scan applicatie kan een gebruiker zelf installeren. Deze applicatie is zo ingericht dat een gebruiker met weinig rechten dit zonder problemen kan doen.
  
• De PGN Scan applicatie vereist Microsoft .NET Framework 3.5 SP1 en Windows installer 3.1. Als de gebruiker voldoende rechten heeft worden deze automatisch geïnstalleerd, maar vaak zal dit niet het geval zijn en zal dit door een beheerder moeten worden gedaan. Onderaan dit artikel treft u weblinks aan naar de benodigde bestanden.
  
• Een gebruiker moet rechten hebben om een icoon aan te kunnen maken in het start menu. Als dit niet het geval is, kan de gebruiker de applicatie niet starten vanuit het start menu, maar zal dit via internet moeten gebeuren.

Nieuwe velden voor de PGN Scan!
Door: Arjen Lievers


Wanneer de update voor LVS2000 is uitgevoerd en de PGN Scan applicatie is geïnstalleerd kunt u aan de slag. Het principe van de PGN Scan applicatie lijkt op de reguliere cfi-telling van 1 oktober: door te controleren krijgt u een lijst met meldingen van leerlingen waarvan de gegevens aangevuld of gecorrigeerd moeten worden. Een aantal tabbladen binnen het formulier [Leerling-Gegevens] is aangepast en er is een tabblad bijgekomen; genaamd [WEC]. Binnen deze tabbladen treedt een aantal scenario's op:



1 Correct ingevulde gegevens:
De meeste gegevens behoeven geen mutatie. Zeker wanneer u de cfi-telling met succes hebt doorlopen zal het merendeel van de leerlinggegevens goed ingevuld zijn.

2 Gegevens die aangepast moeten worden:
Enkele velden dient u te wijzigen aangezien u hierin wellicht een systeem hebt aangebracht die door IBG niet wordt geaccepteerd. De controles van IBG zijn strikter dan de controles voor CFI. Een voorbeeld daarvan is dat de voornamen niet gescheiden mogen zijn door een komma.

3 Bestaande velden waar extra eisen aan worden gesteld:
Een voorbeeld; binnen de [Leerling-Gegevens], tabblad 'Onderwijsgegevens 1', bevindt zich een veld genaamd 'Onderwijs sinds'. Veel scholen zijn niet gewend om dit veld in te vullen. Voor CFI was dit ook niet nodig. Voor IBG wel. Aldaar dient de datum te worden ingevuld sinds wanneer de betreffende leerling onderwijs volgt. Het aantal jaren dat de leerling onderwijs heeft gevolgd in het (speciaal) basisonderwijs telt hier in mee. Wanneer u dit veld heeft gereserveerd voor een 'andere' datum dient u deze te herzien.

4 Nieuwe velden
Een laatste scenario is dat er enkele nieuwe velden moeten worden ingevuld. De meeste velden daarvan bevinden zich in het nieuwe tabblad [WEC]. De meeste velden daarvan worden op hun beurt gedistilleerd en tijdens de updateprocedure ingevuld door middel van aanwezige leerlinggegevens. Voor enkele velden blijft gelden dat deze handmatig en per leerling moeten worden ingevuld.

Hoeveel tijd kost de PGN Scan?
Door: Arjen Lievers


Op 26 januari kunt u de update en de PGN Scan applicatie installeren. De meeste scholen moeten de gegevens halverwege februari reeds verzenden. Dit betekent dat u drie werkweken de tijd heeft om uw gegevens te controleren en aan te vullen.

Uit eigen ervaring en uit de ervaring die we reeds hebben opgedaan met onze pilotscholen blijkt dat u in het begin behoorlijk moet wennen aan de nieuwe manier van werken en aan de omschrijvingen van de foutcodes. Op den duur ontstaat echter ritme en weet u zonder voortdurend te controleren welke gegevens van leerlingen aangevuld of ingevuld moeten worden. We verwachten dat een 'geoefende' administratief medewerk(st)er op den duur tussen de 10 en 20 leerlingen per uur 'PGN Scan proof' kan maken.

Hoe verloopt het updaten van de PGN Scan applicatie?
Door: Dennis van Elk


Voor de PGN Scan applicatie maakt DataCare gebruik van het Microsoft .NET Framework 3.5 SP1. Dit brengt onderhoudstechnisch enkele voordelen met zich mee.



Updates van de PGN Scan applicatie kunnen door de gebruiker zelf geladen worden. Tijdens iedere start van de applicatie wordt op internet gekeken of een nieuwe versie beschikbaar is. Zo ja, dan kan de gebruiker deze direct accepteren en vervolgens gewoon verder werken waar hij gebleven is. Voor updates van de PGN Scan applicatie is dus geen tussenkomst van een systeembeheerder nodig.

Op welke manier ondersteunt DataCare u tijdens de PGN Scan?
Door: Dennis van Elk


Om u tijdens de PGN Scan fase zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen heeft DataCare een FAQ (veelgestelde vragen) in het leven geroepen.



Bij het uitvoeren van de controle krijgt u diverse foutcodes met foutomschrijvingen terug. Deze foutcodes komen overeen met de documentatie van PGNPO. Deze foutcodes zijn wat cryptisch omschreven zodat u soms niet direct begrijpt wat u nu precies dient te corrigeren. Hoe nu verder?

1. Op http://formulieren.datacare.nl/PGNScan2/ kunt u de foutcode (bijv. 'SIS.brec.K1') invoeren. Door op [Zoek] te klikken krijgt u bij diverse foutcodes een uitgebreidere toelichting terug.

2. Is een foutcode niet terug te vinden in onze FAQ? Geen probleem. Mail de foutcode met uw omschrijving van de situatie van de desbetreffende leerling naar helpdesk@datacare.nl. Vervolgens gaat u verder met de volgende melding. DataCare verwerkt deze ingestuurde foutcode in de FAQ. Zodra de melding is opgenomen in de FAQ krijgt u bericht van ons. Zo kunt u doorwerken en verwerkt DataCare de meldingen die extra uitleg behoeven.

Een korte samenvatting
Door: Arjen Lievers


Om de PGN Scan straks zo geruisloos mogelijk te laten verlopen hebben we nog een keer kort samengevat wat u voor 26 januari vast kunt doen om beter te kunnen scannen:



1 Vraag aan uw systeembeheerder of aan het bedrijf dat uw systeem beheert of men 26 januari direct wil updaten en installeren. Dit geldt voor zowel LVS2000 als de PGN Scan applicatie. Op deze manier blijft meer tijd over om uw gegevens in te vullen en te controleren.

2 Zorg ervoor dat u het certificaat van IBG ook heeft geïnstalleerd op de computer waarmee u de gegevens uiteindelijk gaat verzenden. U kunt op meerdere computers controleren maar slechts vanaf één computer verzenden.

3 Binnen de [Leerling-Gegevens] kunt u op het tabblad 'onderwijsgegevens 1' het veld 'Onderwijs sinds' vast invullen. Let op dat u hier de datum invult vanaf wanneer de betreffende leerling onderwijs volgt, ongeacht op welke school. Voor AB leerlingen kunt u de ingangsdatum AB alvast invullen. Ook dit is een veld dat u in uw huidige versie reeds tot uw beschikking heeft. Het brinnummer van het REC dat de indicatie voor de AB-leerlingen heeft afgegeven wordt ook gevraagd. U kunt dit veld nog niet invullen, maar wellicht kunt u de gegevens wel alvast verzamelen.

4 Er zijn nog enkele nieuwe velden die u straks moet invullen. Deze worden echter pas beschikbaar wanneer u de nieuwe versie in uw bezit heeft.

5 Wijzigingen in de PGN Scan applicatie worden voortaan online doorgevoerd.

Wordt de inhoud van deze nieuwsbrief niet goed weergegeven?
De DataCare nieuwsbrief is opgemaakt in HTML. Indien u problemen ondervindt bij het bekijken
van deze nieuwsbrief, kunt u de internetversie bekijken via deze link. Op deze locatie treft u te
allen tijde de meest recente editie van onze nieuwsbrief aan!

Waarom ontvangt u deze nieuwsbrief?
U ontvangt deze nieuwsbrief omdat u zich als abonnee via www.datacare.nl hebt opgegeven,
of omdat u (recentelijk) interesse hebt getoond in onze producten en diensten. Wenst u onze nieuwsbrief echter niet meer te ontvangen, stuurt u dan een lege e-mail met als onderwerp 'af-
melden' naar het e-mail adres nieuwsbrief@datacare.nl. U zult vervolgens automatisch worden uitgeschreven en geen e-mail meer van ons ontvangen.

Wij respecteren uw privacy!
Indien u wilt weten op welke wijze DataCare gegevens van haar abonnees verwerkt, kunt u het
privacy statement via deze link raadplegen.